Wer einen Dienstwagen auch privat nutzen darf, muss den Privatanteil entweder nach der Ein-Prozent- oder nach der Fahrtenbuchmethode versteuern. Letztere ist mit einem hohen Aufwand verbunden, denn es müssen sämtliche Fahrten erfasst werden. Zudem müssen alle Kosten per Einzelnachweis belegt werden. Eine Schätzung von Aufwendungen kommt – auch teilweise – selbst dann nicht in Betracht, wenn der Arbeitgeber die Kosten seiner Dienstwagen nicht im Einzelnen erfasst hat und es dem Arbeitnehmer daher nahezu unmöglich ist, die Aufwendungen zu belegen (FG München, Urteil vom 29.1.2018, 7 Ok 3118/16).
Aktuell wurde vom Bundesfinanzhof bestätigt, dass ein belegmäßiger Nachweis von Kosten ohne Ausnahme gegeben sein muss. Eine Schätzung von belegmäßig nicht nachgewiesenen Aufwendungen – im Urteilsfall der Treibstoffkosten – schließt die Anwendung der Fahrtenbuchmethode aus (BFH-Urteil vom 15.12.2022, VI R 44/20).
Der Fall: Die Klägerin überließ zwei Arbeitnehmern firmeneigene Fahrzeuge, die diese auch privat nutzen durften. Beide Arbeitnehmer führten ordnungsgemäße Fahrtenbücher. Der Prüfer des Finanzamts stellte aber fest, dass zur Berechnung der tatsächlichen Treibstoffkosten geschätzte Werte hinsichtlich der Verbrauchswerte der Fahrzeuge und der Treibstoffpreise zugrunde gelegt worden waren.
Der Grund hierfür conflict, dass die Betankung der Fahrzeuge an einer betrieblichen Zapfsäule ohne Anzeige der Mengenabgabe und des Preises erfolgt conflict. Daraufhin berechnete der Prüfer den geldwerten Vorteil aus der privaten Nutzung der Firmen-Pkw pauschal nach der Ein-Prozent-Methode. Die hiergegen gerichtete Klage conflict zwar zunächst erfolgreich, doch der BFH hat das optimistic Urteil der Vorinstanz wieder kassiert.
Begründung: Der Gesetzeswortlaut (§ 8 Abs. 2 Satz 4 EStG) setzt für die Fahrtenbuchmethode voraus, dass alle Kfz-Kosten durch Belege nachgewiesen werden. Eine Schätzung von belegmäßig nicht erfassten Kosten der überlassenen Fahrzeuge schließt die Anwendung der Fahrtenbuchmethode folglich aus.
Dies gilt selbst dann, wenn aufgrund der gewählten Schätzungsgrundlagen oder eines „Sicherheitszuschlags“ bei der Bemessung des Nutzungsvorteils nach der Fahrtenbuchmethode vermeintlich höhere Gesamtkosten angesetzt werden, als tatsächlich entstanden sind. Zwar hat die Klägerin die Einkaufsrechnungen für den bezogenen Treibstoff vorgelegt; die anteiligen Treibstoffkosten je Pkw hat sie aber nur anhand des vom Fahrzeughersteller angegebenen Durchschnittsverbrauchs sowie des durchschnittlichen Liter-Kraftstoffpreises ermittelt. Dies ist kein belegmäßiger Nachweis.
SteuerGo
Bei Dienstreisen, die Sie mit Ihrem privaten Pkw unternehmen, gilt etwas anderes: Hier ist anerkannt, dass die Treibstoffkosten geschätzt werden dürfen. Das heißt: Statt die Dienstreisepauschale von 30 Cent/Km in Anspruch zu nehmen, können Sie den tatsächlichen Kilometer-Kostensatz Ihres Fahrzeugs ermitteln. Den Km-Kostensatz für Ihren Pkw erhalten Sie, indem Sie die Gesamtkosten des Fahrzeugs durch die Gesamtfahrleistung dividieren.
Nun kommt es aber häufig vor, dass man gerade für Benzinkosten die Belege übers Jahr hinweg nicht vollständig oder überhaupt nicht gesammelt hat. Aber das ist kein Downside, denn Sie dürfen die Treibstoffkosten anhand des durchschnittlichen Kraftstoffverbrauchs und des durchschnittlichen Literpreises schätzen (BFH-Urteil vom 7.4.1992, BStBl 1992 II S. 854).
Aber Vorsicht: Diese Grundsätze gelten nicht bei der Nutzung von Firmenwagen!
SteuerGo
Würde es sich bei den Dienstwagen nicht um Benziner, sondern um Elektrofahrzeuge handeln, wäre die Finanzverwaltung weniger streng. Hier erlaubt sie immerhin eine Schätzung von Stromkosten beim Aufladen an der heimischen Steckdose (BMF-Schreiben vom 29.9.2020, BStBl 2020 I S. 972). Ob aber auch die Finanzgerichte – angesichts des aktuellen BFH-Urteils – einer solchen Schätzung folgen würden? Das ist alles andere als sicher. Hoffen wir, dass sich Nutzer von Elektro-Dienstwagen niemals mit diesem Downside gerichtlich auseinandersetzen müssen.