Das Finanzamt darf von Vermietern die Vorlage von Mietverträgen verlangen – auch wenn dadurch personenbezogene Daten der Mieter offengelegt werden. Dies hat der Bundesfinanzhof (BFH) in einem aktuellen Urteil klargestellt. Erfahren Sie, was Vermieter beachten müssen und wie der Datenschutz dabei gewahrt bleibt.

Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) regelt, wie Unternehmen mit personenbezogenen Daten umgehen dürfen. Bürger sollen dadurch mehr Sicherheit hinsichtlich des Umgangs mit ihren Daten erlangen. Auch die Finanzbehörden unterliegen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten den Vorschriften der DSGVO, allerdings erlaubt
§ 29b AO die Verarbeitung der persönlichen Daten, soweit dies aus Gründen eines erheblichen öffentlichen Interesses erforderlich ist.

Aktuell hat der Bundesfinanzhof entschieden, dass Finanzämter von Vermietern die Mietverträge anfordern dürfen, auch wenn sie dadurch Einblick in personenbezogene Daten der Mieter erlangen. Das Verlangen, Unterlagen vorzulegen, muss zwar notwendig und verhältnismäßig sein, doch die Anforderungen an die Finanzämter sind insoweit nicht streng auszulegen (BFH-Urteil vom 13.8.2024, IX R 6/23).

Der Fall: Streit um Mietverträge

Der Kläger erzielte Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung aus mehreren Objekten. Er fügte seiner Einkommensteuererklärung Aufstellungen der Mieteinnahmen, der Abschreibung, der Verwaltungs- und der Instandhaltungsaufwendungen sowie sonstiger Aufwendungen für das jeweilige Haus vor. Das Finanzamt forderte daraufhin zusätzlich Kopien der aktuellen Mietverträge, Nebenkostenabrechnungen sowie Nachweise über geltend gemachte Erhaltungsaufwendungen an. Der Vermieter kam der Aufforderung nur teilweise nach. So übersandte er dem Finanzamt zwar bestimmte Aufstellungen, doch die Namen der Mieter hatte er geschwärzt.

Die angeforderten Mietverträge und Nebenkostenabrechnungen reichte er gar nicht ein. Er teilte mit, dass die Offenlegung dieser Unterlagen im Hinblick auf die Grundsätze der DSGVO ohne vorherige Einwilligung der Mieter nicht möglich sei. Zudem sei eine Berechtigung zur Unterlagenanforderung nicht ersichtlich, da die Mietverträge zur Prüfung der tatsächlichen Einkünfte untauglich seien. Gegen die Aufforderung zur Vorlage der Unterlagen erhob der Vermieter Einspruch. Sein Rechtsbehelf, die anschließende Klage und nun auch die Revision blieben aber ohne Erfolg. Die Entscheidung des Finanzamts, den Vermieter zur Abgabe der Mietverträge aufzufordern, ist nicht zu beanstanden.

Begründung des BFH: Datenweitergabe ist zulässig

Die Offenlegungspflicht gegenüber dem Finanzamt beruht auf den §§ 29b, 93, 97 AO als nationale Bestimmungen im Sinne von Artwork. 6 Abs. 4 DSGVO. Darüber hinaus stellt sie auch eine in einer demokratischen Gesellschaft notwendige und verhältnismäßige Maßnahme im Sinne von Artwork. 6 Abs. 4 DSGVO dar und sichert eines der in Artwork. 23 Abs. 1 DSGVO genannten Ziele. Denn zu diesen Zielen gehört nach Artwork. 23 Abs. 1 Buchst. e DSGVO auch der Schutz eines wichtigen wirtschaftlichen oder finanziellen Interesses der Union oder eines Mitgliedstaats, etwa im Währungs-, Haushalts- und Steuerbereich, additionally sowohl die Steuererhebung als auch die Bekämpfung von Steuerbetrug. Die Vorlage der Unterlagen ist auch notwendig und verhältnismäßig.

Dem Vermieter battle die Offenlegung der Mieterdaten auch nicht unmöglich, weil darin eine rechtswidrige Verarbeitung im Sinne des Artwork. 6 Abs. 1 DSGVO zu sehen ist. Eine Einwilligung der Mieter battle nicht erforderlich. Denn der Vermieter battle nach Artwork. 6 Abs. 1 Unterabs. 1 Buchst. c, Abs. 2 DSGVO i.V.m. § 29b Abs. 1, § 97 AO zur Offenlegung der personenbezogenen Daten seiner Mieter berechtigt. Schließlich berührt die Verpflichtung des Klägers als Verantwortlicher, gemäß Artwork. 13 Abs. 3 DSGVO die Mieter über die Weiterverarbeitung zu einem anderen Zweck zu informieren, seine Vorlagepflicht nicht.

Steuerrecht geht vor Datenschutz!

Das BFH-Urteil macht deutlich, dass steuerrechtliche Verpflichtungen Vorrang vor datenschutzrechtlichen Bedenken haben. Vermieter sollten die Anforderungen des Finanzamts erfüllen und gleichzeitig sicherstellen, dass sie ihre Mieter clear über die Datenverarbeitung informieren.

Seit dem 1. Januar 2025 sind elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) für Umsätze zwischen inländischen Unternehmen verpflichtend. Auch wenn Übergangsregelungen bis 2028 gelten, sollten sich Unternehmer frühzeitig mit den neuen Anforderungen vertraut machen. Das Bundesfinanzministerium (BMF) bietet in seinen FAQs zur E-Rechnung wichtige Informationen.

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist ein Dokument, das speziell für die elektronische Verarbeitung erstellt wurde. Sie muss den Anforderungen der Norm EN 16931 entsprechen und bestimmte Daten in maschinenlesbarer Kind enthalten.

Wesentliche Punkte aus den BMF-FAQs

1. Änderungen zu elektronischen Rechnungen

Seit 2025 müssen elektronische Rechnungen in den meisten Fällen für innerdeutsche B2B-Umsätze ausgestellt werden. Papier- oder reine PDF-Rechnungen reichen nicht mehr aus.

2. Definition: Inländisches Unternehmen

Die Regelungen gelten für Unternehmen, deren Sitz oder Betriebsstätte in Deutschland liegt.

3. Ausnahmen von der Pflicht

Nicht alle Umsätze unterliegen der E-Rechnungspflicht, z. B.:

4. Gilt die Regelung auch für Vereine?

Ja, wenn der Verein unternehmerisch tätig ist und Umsätze im Sinne des Umsatzsteuergesetzes tätigt.

5. Zulässige Formate

Die E-Rechnung muss in einem maschinenlesbaren Format vorliegen, z. B. XRechnung oder ZUGFeRD (Profil EN 16931).

6. Übermittlung und Empfang

Rechnungen können über verschiedene Kanäle übermittelt werden:

• Per E-Mail
• Über spezielle Plattformen oder Portale

E-Rechnung für Barkäufe

Ein Punkt, der für viele Unternehmer neu ist: Auch bei Barkäufen gelten die Anforderungen an eine E-Rechnung, wenn:

• Der Betrag über 250 Euro liegt,
• Der Verkäufer keinen Gebrauch von Übergangsregelungen macht.

Praxislösung:

• Vor Ort kann ein Kassenbeleg ausgestellt werden.
• Dieser wird später durch eine E-Rechnung berichtigt, die dem Käufer per E-Mail zugeschickt wird.

Übergangsregelungen bis 2028

Für die Jahre 2025 bis 2028 gibt es Übergangsregelungen, die den Wechsel zur E-Rechnung erleichtern sollen. Particulars dazu sind in den FAQs des BMF geregelt.

Aufbewahrung und Einreichung

• Aufbewahrung:
  E-Rechnungen müssen revisionssicher archiviert werden.
• Einreichung beim Finanzamt:
  Unternehmen können E-Rechnungen im Rahmen von Steuerprüfungen elektronisch einreichen.

Fazit: Frühzeitig auf E-Rechnung umstellen

Die Einführung der E-Rechnung ist ein zentraler Schritt in der Digitalisierung des Rechnungswesens. Unternehmer sollten rechtzeitig prüfen, ob ihre Systeme den Anforderungen entsprechen, um reibungslose Abläufe sicherzustellen. Die BMF-FAQs bieten hilfreiche Antworten auf viele praktische Fragen.